Un Sistema Contable es un conjunto de pasos que se realizan de una manera cronológica mediante anotaciones contables para el registro de operaciones que hace una entidad. Además, se le considera la forma natural o técnica ejercida durante la emisión de estados financieros para medir los efectos que realizaron las transacciones y nos ayuda a tener una mayor comprensión de la información financiera.

     Son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno. Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes análisis financieros.

Historia

     Conforme fue pasando el tiempo, las operaciones realizadas por la empresa iban en aumento con el uso del diario continental, pero presentaba más desventajas debido a que no era posible registrar oportunamente el aumento de volumen de operaciones, puesto que estas debían ser anotadas por una sola persona. Algunas de las características eran las siguientes:

• Por tratarse de un libro encuadernado el registro de las operaciones debía hacerse en forma manuscrita.
• Los asientos de diario eran pasados uno a uno al libro mayor indicando la fecha, el folio, la contracuenta, y las cantidades, lo que hacía más lento el registro de este libro.
• Para hacer los pases a los libros auxiliares se debía hacer formando los datos de libro diario, lo cual significaba interrumpir el registro en este libro, lo cual hacía más grande el retraso.

      Debido a esta serie de desventajas fue evolucionando el sistema de contabilidad buscando registrar eficaz y oportunamente las operaciones y ahorrar tiempo en el registro e implantar la división del trabajo.

     Algunos de los sistemas que fueron surgiendo fueron:

•  Sistema de diario mayor único.
• Sistema de diario de caja.
• Sistema centralizador.
• Sistema de pólizas.
• Sistema de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Sistema combinado.
• Sistemas mecánicos de registro.
• Sistemas computarizados.

Estructura de un Sistema Contable

      Este sistema sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa dependientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

1. Registro de la actividad financiera: En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
2. Clasificación de la información: Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran  volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
3. Resumen de la información: Para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de  venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de  ventas resumida por almacén.

Tipos de Sistemas Contables

1. Sistema de diario mayor único: Este sistema está basado en la evolución del diario continental y fue diseñado aproximadamente en el año de 1795, con la finalidad de simplificar el trabajo de pasar de libro diario a libro mayor, lo cual se logró uniendo en un solo libro, el libro diario y el libro mayor, eliminando en este diario el número de folio de las contracuentas, la fecha y el número de asiento. El diario mayor único es el precursor de los rayados columnares o tabulares. El rayado de este libro se componía de dos partes; la primera parte destinada al diario y consistía en un rayado idéntico al diario continental; la segunda parte destinada al mayor formado por una serie de columnas para anotar los valores de los cuales se empleaban dos para cada uno de las cuentas afectadas por las operaciones, una de ellas para anotar los cargos y otra para los abonos. Cuentas del diario:

• Número de operación.
• Concepto.
• Caja.
• Almacén.
• Ventas.
• Costo de venta.

2. Diario tabulador: En el este diario se sigue el mismo procedimiento de diario mayor único, sólo que en éste se abre una sección con el nombre de "varias cuentas", en el cual se anotan las cantidades correspondientes de cuentas que faltan de espacios que no se les asignó columnas especiales, o bien, aquellas cuyo movimiento no es constante. El sistema de diario único tabular consiste en establecer un diario con columnas, pero sin eliminar el libro mayor al que se pasaban mensualmente las sumas de cada columna, previo análisis de la sección de varias cuentas.

     En el diario tabular se podía registrar de dos maneras:

•  Consistía en registrar la operación siguiendo el modelo del diario continental, utilizando tantos renglones como cuentas para que afecte la operación.
• Suprimir el espacio de concepto con los nombres de las cuentas afectadas anotando directamente en la columna correspondiente con sólo el valor.

3. Sistema de diario y caja: Este sistema se dio con la finalidad de resolver el trabajo que existía en el registro oportuno de las operaciones, basado en la división del trabajo. Para ello, el diario se divide en dos; el diario de caja, donde se anotaban únicamente operaciones que representaban movimiento de dinero, ya sea como entrada o salida de efectivo, mientras que el otro era el "Diario de operaciones diversas": en donde se registraban todas las operaciones que no causaban entrada o salida de efectivo, por lo que de esta manera, dos personas podían registrar la operación. En este sistema, las operaciones se clasificaban en:

•  Operaciones simples: Son aquellas que quedaban registradas en un solo diario por ser totalmente en efectivo o bien, totalmente a crédito.
• Operaciones compuestas o mixtas: afectaban o bien, debían ser registradas en los dos libros, toda operación compuesta se registraba primero en el diario de operaciones diversas y la parte que representaba entrada o salida de efectivo se enlazaba al diario de caja o bancos.

4. Sistema centralizador: Considerando el hecho de que las empresas comerciales realizan operaciones definidas y constantes, en las cuales se define el objeto de dicha empresa, para implantar este sistema era necesario conocer el tipo de operaciones que frecuentemente realiza la empresa para poder diseñar un diario específico donde se registren tales operaciones.

    En forma general, podemos decir que las operaciones que con mayor frecuencia, o bien, más comunes que realiza la empresa son:

•  Inversiones y recuperación de efectivo a través de cheques.
• Pago de compromisos o deudas, ya bien sea con cheque o transferencias bancarias.
• Adquisición de mercancía al contado o a crédito.
• Venta de mercancía al contado o a crédito.
• Movimiento de mercancía por entrada o salida de ésta.
• Recepción de documentos o títulos de crédito que firman los clientes a fin de garantizar la venta de mercancía realizada a crédito.
• Suscripción de documentos otorgados a favor de proveedores o acreedores para garantizar compras de mercancías a crédito o alguna otra operación.

5.  Sistemas de pólizas:Este sistema es una evolución más de los métodos de registros manuales que consiste en emplear un documento individual para registrar cada operación, teniendo como característica el hecho de que permite una mayor división del trabajo y sobre todo, agiliza el proceso del registro de las operaciones. Las pólizas son registradas teniendo como base el rayado del diario continental. Además, éstas son documentos de carácter interno en las que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes que justifican las anotaciones y cantidades en ella registradas. En este sistema, las operaciones se registran individualmente, es decir, para cada operación se realiza una póliza, la cual mantiene el rayado del diario continental. Una póliza contiene los siguientes datos:

•  Nombre de la empresa.
• Tipo de póliza.
• Número de póliza.
• Fecha.
• Número de cuenta.
• Número de subcuenta.
• Nombre de la cuenta.
• Columna de parcial.
• Columna para el cargo.
• Columna para el abono.
• Concepto de la operación.
• Serie de datos de control interno (nombre o firma de quien registró la operación).

      Las pólizas manejadas en las empresas se clasifican en 3 grandes grupos:

1.  Pólizas de entrada de efectivo (pólizas de ingreso).
2. Pólizas de salida de efectivo (pólizas de egreso o pólizas cheque).
3. Pólizas de diario.

6. Sistemas de cuentas por cobrar: El sistema de cuentas por cobrar surgió por la necesidad que algunas empresas tenían de expedir recibos para el cobro de determinados ingresos, como eran:

•  Cobro de rentas a los usuarios de bienes muebles e inmuebles.
• Cobro de servicios prestados como el de energía eléctrica y teléfono.
• Cobro periódico de intereses por inversión de capital a largo plazo.

    Para lo cual se expedía una cuenta por cobrar, que era un documento mucho más completo que un simple recibo de cobro.

7. Sistemas de cuentas por pagar: El sistema se adaptaba para ser establecido en cualquier tipo de empresa, principalmente en aquellas donde la mayor parte de las operaciones eran a crédito. El procedimiento de cuentas por pagar/cobrar tenía los siguientes objetivos:

•  Eliminar o reducir el número de subcuentas personales.
• Ejercer control absoluto sobre cada una de las entradas/salidas de dinero.

     El registro se realizaba a través de una cuenta de pasivo llamada "Cuentas por pagar".